În ultimii ani, proiecte majore precum SAF-T, e-Factura și e-Transport au accelerat digitalizarea obligațiilor de raportare fiscală, adăugându-se celor existente: decontul de TVA, declarațiile privind livrările și achizițiile intracomunitare și cele interne, declarațiile de impozit pe profit și impozit reținut la sursă etc. 

Acest volum imens de date, pe care contribuabilii îl transmit autorităților fiscale într-un format standardizat, fie în timp real, fie într-un interval relativ scurt după încheierea proceselor contabile lunare, înseamnă efort și o presiune asupra departamentelor financiare și de taxe. Însă putem transforma această presiune și într-un beneficiu pentru companie? Cu siguranță, pentru că digitalizarea nu se limitează la simpla transmitere a declarațiilor către autoritățile fiscale. Înseamnă un grad înalt de digitalizare și o eficientizare a funcției fiscale, prin optimizarea fluxurilor interne — de la înregistrarea datelor în sistemele de gestiune ale companiei, standardizarea acestora, reducerea sau eliminarea intervențiilor manuale, până la implementarea unor mecanisme de verificare automată a acurateței informațiilor raportate.  

În final, atât digitalizarea complexă, cât și eficientizarea funcției fiscale oferă informațiile detaliate și corelate care pot fi transformate în avantaje atunci când sunt desenate procesele interne, se organizează echipele și se eficientizează costurile. 

Analiza funcției fiscale și identificarea ariilor de îmbunătățire 

Pentru a asigura o eficientizare reală a funcției fiscale, ar trebui inițiată o analiză detaliată a proceselor interne, a responsabilităților și a fluxurilor de date din cadrul departamentelor fiscale. Astfel sunt identificate ariile critice ce necesită intervenție precum: 

• Echipele fiscale – pregătirea personalului în domeniul noilor reglementări și al utilizării tehnologiilor digitale pentru a asigura o gestionare corectă și eficientă a proceselor fiscale si nu numai 
• Standardizarea și centralizarea datelor – crearea unei surse unice de adevăr pentru datele fiscale, prin integrarea sistemelor interne ale companiei și utilizarea de formate standardizate conform cerințelor fiscale 
• Proceduri interne îmbunătățite – elaborarea și aplicarea unor  proceduri interne clare care să includă și reconcilierea tuturor datelor raportările fiscale cu cele din sistemele de gestiune 
• Verificarea și reconcilierea automată – implementarea unor reguli automate de verificare care să detecteze discrepanțe între datele raportate, înainte de transmiterea către autorități 

Beneficiile transformării funcției fiscale 

Implementarea unei strategii coerente de transformare a funcției fiscale și optimizare a proceselor interne aduc multiple avantaje majore pentru companii: 

• Reducerea riscului de erori și sancțiuni – prin automatizarea proceselor și verificarea riguroasă a datelor, se minimizează riscul apariției erorilor ce pot conduce la amenzi și penalități sau inspecții neplăcute din partea autorităților 
• Creșterea eficienței operaționale – automatizarea și eliminarea intervențiilor manuale reduc timpul necesar pregătirii raportărilor fiscale, eliberând resurse umane pentru activități cu valoare adăugată mai mare 
• Îmbunătățirea transparenței și trasabilității – standardizarea și centralizarea datelor permit un control mai bun asupra informațiilor fiscale 
• Adaptabilitate crescută la schimbările legislative – prin colaborarea cu specialiști și utilizarea unor soluții scalabile, companiile pot răspunde mai rapid și eficient la modificările reglementărilor fiscale. 

Concluzie

Digitalizarea fiscalității poate fi privită și ca o oportunitate pentru companii de a-și crește eficiența operațională și de a asigura conformitatea fiscală. Rezultatul acestei transformări depinde în mare măsură de capacitatea companiilor de a îmbina tehnologia cu procesele interne și de a-și adapta structura organizațională la noile cerințe legislative și tehnologice.

Anca Macovei, Director, Tax Technology 

Cosmin Pantelimon, Manager, Tax Technology

Articol susținut de Pwc România